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文秘必備知識 | Word打造屬于自己的專屬模板

文秘必備知識 | Word打造屬于自己的專屬模板

經常會有一些在公司、醫院、政府機關等地方上班的學員會問我這樣一個問題,他們平常需要打印出來的內容都需要統一規范格式的排版,比如抬頭永遠需要加LOGO和機構名稱,某些固定位置要加一些固定文字和樣式,還有的是必須要有一個表格,底部需要加簽字和時間等等。很多都是重復性的內容,如果每次去重做,那太浪費時間了,所有呢,大部分都是將之前用過的文檔,拿來修改一下再使用。

一般在某些單位上班的話,單位肯定是需要規范文檔格式的。在這種情況下呢!我會建議制作一份或多份屬于自己單位的專屬模板,日后要用,直接新建制作好的模板,添加內容即可使用,既方便,又省時。

制作模板

步驟一、首先,新建一個空白文檔,然后制作一份平常使用的標準模板。舉例說明,如下圖是我制作好的一份模板。

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使用開發工具

步驟一、如果你的Word沒有顯示開發工具,你可以點擊【文件】-【選項】-【自定義功能區】,在右邊的【自定義功能區】中選擇【主選項卡】,然后在下面找到【開發工具】將其勾選上確定,即可顯示。

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固定內容設置

步驟一、有些地方可能永遠不會改變,比如抬頭機構名稱,永遠是在固定地方,不會去修改改變它。首先,選中抬頭,點擊【開發工具】選項卡,在【控件】選項組中選擇【純文本內容控件】。這個時候,機構名稱就會被控件圈起來。(可以放心,這個邊框是無法被打印出來的)

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步驟二、接著,點擊【開發工具】中的【控件】-【屬性】。在彈出的【內容控件屬性】窗口中,我們在標題里面輸入【機構名稱】這幾個字,當然,你也可以輸入其他文字內容(說明:這個地方輸入的內容主要起到提示作用,是不會被打印出來的,你也可以不輸入)。在下面的【鎖定】處,將【無法刪除內容控件】和【無法編輯內容】勾選上,然后確定(說明:這里勾選這兩個選項主要是不能修改和不能刪除的意思)。當然,如果你想刪除或想修改,可以再進來取消這兩個勾選選項。

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步驟三、修改好了,我們來看下,邊框上會顯示此處的標題,內容你是無法編輯或刪除的。

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部分固定,部分修改設置

步驟一、在有些地方,可能是一段文字,有固定不需要修改地方,也有不固定日后需要修改的地方。如下圖所示,我們把不固定的地方打叉×;固定的地方輸入固定的文字內容。

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步驟二、將需要固定的文字內容部分選中,然后插入【純文本內容控件】,然后按照前一個步驟進行設置,將【無法刪除】【無法編輯】勾選上。

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關于日期控件

步驟一、底部日期是必不可少的,Word中有專門的日期控件,我們可以利用一下。選中底部的日期,然后選中【日期選取器內容控件】。

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步驟二、日期的格式我們還需要進一步設置,點擊進入【屬性】,在【日期顯示方式】中默認是【yyyy/M/d】這樣的,我們將其修改成【yyyy年M月d日】,或者你也可以選擇自己想要的格式,它在下面也為我們提供很多種格式。

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步驟三、此后,你只需點擊日期旁邊的下拉三角按鈕,就可以進行調整日期。

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正文部分

步驟一、正文部分不建議使用控件,這里我建議使用空白文本框填充整個正文部分,然后將其填充和輪廓都設為透明色即可。為什么呢?因為正文部分是不確定內容的,內容或多或少,如果使用控件,那么我們在輸入很多文字的時候,它會自動回車,而導致我們底部的內容溢出到下一頁。如果使用文本框拖滿整個正文部分,就不會出現這種情況。所以,易老師建議還是使用文本框比較好。

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關于頁眉頁腳固定內容

如果有些內容需要在頂部或底部固定,也可以進入頁眉頁腳來編輯固定,這樣也是不錯的方法。

保存使用模板

步驟一、所有工序都已經OK了,我們就可以保存模板了。【另存為】-保存類型選擇【Word模板(*.dotx)】格式。

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步驟二、以后要用的話,我們直接在【新建】頁面【個人】中就可以找到了。如下圖所示,這個就是我剛剛制作好的模板,直接點擊就可以創建好模板。

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提示

1、某些時候,某些情況在使用【純文本內容控件】會提示出錯,無法使用,這個時候我們可以使用【格式文本內容控件】來代替,其功效是差不多的!

2、還有一種情況是旁邊使用了控件,提示不能使用,我們可以先空格一下,將其隔開,再次使用控件,就可以了,然后再把空格刪除掉就OK了。

3、如果要刪除模板,可以進入保存模板的路徑,將模板文檔刪除即可。

上面模板是我舉例說明的,教大家的是方法和技巧,怎么靈活運用舉一反三,那就要看自己了。

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